Seria de evenimente „Perfect Pregatit pentru Control” ii
invata pe beneficiari ce sa faca, dar si ce sa evite pentru a primi decontarile
cerute
Sursa: Fin.ro 14 Martie 2011
Banii europeni se atrag pe principiul rambursarii cheltuielilor
realizate de beneficiari. Cu exceptia prefinantarilor, restul fondurilor se
vireaza implementatorilor dupa ce demonstreaza ca au cheltuit corect, conform
regulilor, sumele pe care le cer.
Specialisti cu experienta pe diferite
programe operationale si-au impartasit experienta cu beneficiarii, consultantii
si cu potentialii aplicanti.
Saptamana trecuta, la Bucuresti, s-a desfasurat primul
seminar din cadrul campaniei „Perfect Pregatit pentru Control”, organizata de
PERFECT Ltd.Co., cu sprijinul www.fonduri-structurale.ro si Structural
Consulting™ Group. Evenimentele au ca scop sa contribuie la sporirea
absorbtiei fondurilor europene venind in ajutorul beneficiarilor, consultantilor
si viitorilor aplicanti cu sfaturi practice in ceea ce priveste circuitul cheltuirii
si rambursarii platilor. Urmatoarele seminarii vor avea loc si in alte cateva
mari orase din tara.
Pentru fiecare proiect - o pista de audit
Printre recomandarile specialistilor se numara in primul rand intocmirea unei piste de audit, pentru fiecare proiect in parte, mai ales de catre cei care au in implementare cel putin doua proiecte. Pista de audit trebuie sa contina detalii pentru fiecare activitate declarata in cererea de rambursare, sa specifice care sunt membrii echipei care au fost implicati in indeplinirea respectivei activitati, unde s-a defasurat actiunea etc. „Aceasta pista de audit este un instrument comun folosit in scopuri diferite.
Pentru auditor
este o pista de verificare, ii este usor sa se uite pe ceea ce ati facut dvs.
(beneficiarii - n.r.), la fel si pentru organismele intermediare ale
autoritatilor de management. Dar este foarte importanta si pentru planificarea
activitatilor de catre beneficiar, astfel stiti cine face, ce face, cum face,
in ce timp face, care sunt persoanele responsabile si pe ce niveluri sunt
desemnate responsabilitatile”, a explicat Doina Surcel, director general
Autoritatea de Management a Programului Operational Regional (AMPOR).
Alte aspecte cu greutate, de care trebuie sa se tina cont
chiar din etapa de intocmire a unui proiect, se refera la o estimare
corecta a graficului de realizare a activitatilor (este indicat ca acesta sa
se bazeze pe o marja de flexibilitate de sase luni), si mai ales la
realizarea unui buget orientativ echilibrat, care sa nu fie nici subdimensionat
- pentru ca astfel se blocheaza niste sume care nu ajung sa fie cheltuite, dar
nici supradimensionat, deoarece cresterea bugetului se suporta exclusiv de
beneficiar.
Contabilul, om de baza in proiect
Alegerea unui contabil eficient este esentiala, acesta poate „sa omoare sau sa salveze proiectul”, sustin expertii. Daca o cheltuiala nu este vizibila la nivel de contabilitate analitica, de balanta, nu este eligibila. „Un manager financiar bun, un contabil bun si, in cazul in care aveti si investitii, un sef de santier bun - cu asta aveti sigur un proiect bun”, a spus Surcel.
Atentie la prevederile din contractele semnate cu proiectantii.
Pentru erorile de proiectare, care pot duce la intarzieri ale derularii
proiectelor, proiectantii ar trebui sa raspunda material. Insa daca in
contractul pe care acestia il semneaza cu beneficiarii nu sunt prevazute astfel
de situatii, nu-i poate obliga nimeni la plata cand gresesc.
In ceea ce priveste achizitiile publice conteaza mult ca
oferta castigatoare sa indeplineasca toate conditiile specificate de beneficiar
(sa primeasca ceea ce a cerut). Sunt cazuri cand conditiile sunt substantiale,
iar oferta castigatoare nu indeplineste toate cerintele.
In mod special pe POSCCE, programul destinat
competitivitatii economice, specialistii atentioneaza ca, pentru a se obtine succesul,
este nevoie de un management financiar riguros, avand in vedere ca
operatiunile (liniile de finantare) sunt caracterizate de diferente mari. De
asemenea, Organismele Intermediare sunt centrale, nu au oficii regionale,
astfel ca rambursarile pe POSCCE au mers greu, a admis Catalina Soare, sef
Serviciu management financiar si control POSCCE din 2007 pana la inceputul
acestui an.
Ordinele de cheltuieli eligibile, documentele care stabilesc
conditiile in care cheltuielile pot fi rambursate sunt elaborate pe fiecare
operatiune in parte, prin urmare trebuie citite cu mare atentie, mai ales de
cei care au proiecte pe diferite domenii.
Majoritatea problemelor se refera la respectarea regulilor
privind achizitiile publice, poate si din cauza ca legea se modifica des.
„IMM-urile care fac achizitii din strainatate sa nu treaca ca termen de livrare
un termen apropiat de finalul perioadei de implementare a proiectului,
deoarece se poate ca marfa sa intarzie, si nu va mai fi cheltuiala eligibila”,
atentioneaza Soare.
Sfaturi specifice POSCCE
- nu cereti decontarea facturilor anterioare perioadei de proiect, incalcarea acestui principiu poate determina situatia in care toate cheltuielile sa fie considerate neeligibile
- daca pe facturile pentru care cereti decontarea apar si penalitati, nu cereti si decontarea penalitatilor
- toate procesele-verbale de receptie trebuie semnate de persoanele desemnate sau imputernicite in proiect, nu de catre alte persoane, chiar daca fac parte din proiect
- la facturile fiscale si la ordinele de plata semnatura de primire este obligatorie
- raportul de progres pe care il atasati cererii de rambursare trebuie sa acopere toata perioada scursa pana la data la care trimiteti cererea de rambursare
- stampila si semnatura sa apara pe factura originala, nu doar pe copia facturii originale pe care o atasati la cerere
- cand consultanta reprezinta cheltuiala eligibila (cazul ajutorului de stat pentru servicii de consultanta), contractul de achizitie trebuie semnat dupa semnarea cererii de finantare
