vineri, 2 decembrie 2011

Bune practici financiare: cum sa intocmesti corect o cerere de rambursare


Seria de evenimente „Perfect Pregatit pentru Control” ii invata pe beneficiari ce sa faca, dar si ce sa evite pentru a primi decontarile cerute  

Sursa: Fin.ro 14 Martie 2011

Banii europeni se atrag pe prin­cipiul rambursarii cheltuie­lilor realizate de beneficiari. Cu ex­ceptia prefinantarilor, restul fondurilor se vireaza implemen­­tatorilor dupa ce demonstreaza ca au cheltuit corect, conform regulilor, sumele pe care le cer. 

Specialisti cu experienta pe diferite programe operationale si-au impartasit experienta cu beneficiarii, consultantii si cu potentialii aplicanti.

Saptamana trecuta, la Bucuresti, s-a desfasurat primul seminar din cadrul campaniei „Perfect Pregatit pentru Control”, organizata de PERFECT Ltd.Co., cu sprijinul www.fonduri-structurale.ro si Structural Consulting™ Group. Eve­ni­mentele au ca scop sa contribuie la spo­rirea absorbtiei fondurilor europene venind in ajutorul beneficiarilor, con­sul­tan­tilor si viitorilor aplicanti cu sfaturi practice in ceea ce priveste circuitul chel­tuirii si rambursarii platilor. Urma­­toarele seminarii vor avea loc si in alte cateva mari orase din tara. 

Pentru fiecare proiect - o pista de audit

Printre recomandarile specialistilor se numara in primul rand intocmirea unei piste de audit, pentru fiecare proiect in parte, mai ales de catre cei care au in implementare cel putin doua proiecte. Pista de audit trebuie sa contina detalii pentru fiecare activitate declarata in ce­re­rea de rambursare, sa specifice care sunt membrii echipei care au fost implicati in indeplinirea respectivei activitati, unde s-a  defasurat actiunea etc. „Aceasta pista de audit este un instrument comun folosit in scopuri diferite. 

Pentru auditor este o pista de verificare, ii este usor sa se uite pe ceea ce ati facut dvs. (beneficiarii - n.r.), la fel si pentru organismele inter­me­­diare ale autoritatilor de mana­gement. Dar este foarte importanta si pentru planificarea activitatilor de catre bene­ficiar, astfel stiti cine face, ce face, cum face, in ce timp face, care sunt persoanele responsabile si pe ce niveluri sunt desemnate responsabilitatile”, a explicat Doina Surcel, director general Autoritatea de Management a Progra­mului Opera­tio­nal Regional (AMPOR).  

Alte aspecte cu greutate, de care tre­buie sa se tina cont chiar din etapa de in­toc­mire a unui pro­iect, se refera la o esti­­mare corecta a gra­ficului de realiza­re a activitatilor (este indicat ca acesta sa se bazeze pe o marja de flexi­bi­litate de sase luni), si mai ales la realizarea unui buget orientativ echilibrat, care sa nu fie nici subdimensionat - pen­tru ca astfel se blocheaza niste sume care nu ajung sa fie cheltuite, dar nici supra­dimensionat, deoarece cresterea buge­tu­lui se suporta exclusiv de beneficiar.

Contabilul, om de baza in proiect

Alegerea unui contabil eficient este esentiala, acesta poate „sa omoare sau sa salveze proiectul”, sustin expertii. Daca o cheltuiala nu este vizibila la nivel de contabilitate analitica, de balanta, nu este eligibila. „Un manager financiar bun, un contabil bun si, in cazul in care aveti si investitii, un sef de santier bun - cu asta aveti sigur un proiect bun”, a spus Surcel.

Atentie la prevederile din con­tractele semnate cu proiec­tan­tii. Pentru erorile de pro­iectare, care pot duce la intarzieri ale derularii proiectelor, pro­iec­tantii ar trebui sa raspunda material. Insa daca in contractul pe care acestia il semneaza cu beneficiarii nu sunt prevazute astfel de situatii, nu-i poate obliga nimeni la plata cand gresesc.

In ceea ce priveste achizitiile publice conteaza mult ca oferta castigatoare sa indeplineasca toate conditiile specificate de beneficiar (sa primeasca ceea ce a cerut). Sunt cazuri cand conditiile sunt substantiale, iar oferta castigatoare nu indeplineste toate cerintele. 

In mod special pe POSCCE, pro­gra­mul destinat competitivitatii economice, specialistii atentioneaza ca, pentru a se obti­ne succesul, este nevoie de un mana­gement financiar riguros, avand in vedere ca operatiunile (liniile de finantare) sunt caracterizate de diferente mari. De ase­me­nea, Organismele Intermediare sunt cen­trale, nu au oficii regionale, astfel ca rambursarile pe POSCCE au mers greu, a admis Catalina Soare, sef Serviciu mana­ge­ment financiar si control POSCCE din 2007 pana la inceputul acestui an.

Or­di­nele de cheltuieli eligibile, docu­men­tele care stabilesc conditiile in care cheltuielile pot fi rambursate sunt elaborate pe fiecare operatiune in parte, prin urmare trebuie citite cu mare atentie, mai ales de cei care au proiecte pe diferite domenii.
Majoritatea problemelor se refera la respectarea regulilor privind achizitiile publice, poate si din cauza ca legea se modifica des. „IMM-urile care fac achizitii din strainatate sa nu treaca ca termen de livrare un ter­men apro­­piat de finalul perioadei de imple­men­tare a pro­iec­tului, de­oa­rece se poate ca mar­fa sa in­tar­zie, si nu va mai fi chel­tu­iala eligi­bi­la”, aten­tio­neaza Soare.

Sfaturi specifice POSCCE

  • nu cereti decontarea facturilor anterioare perioadei de proiect, incalcarea acestui principiu poate determina situatia in care toate cheltuielile sa fie considerate neeligibile
  • daca pe facturile pentru care cereti decontarea apar si penalitati, nu cereti si decontarea penalitatilor
  • toate procesele-verbale de receptie trebuie semnate de persoanele desemnate sau imputernicite in proiect, nu de catre alte persoane, chiar daca fac parte din proiect
  • la facturile fiscale si la ordinele de plata semnatura de primire este obligatorie
  • raportul de progres pe care il atasati cererii de rambursare trebuie sa acopere toata perioada scursa pana la data la care trimiteti cererea de rambursare
  • stampila si semnatura sa apara pe factura originala, nu doar pe copia facturii originale pe care o atasati la cerere
  • cand consultanta reprezinta cheltuiala eligibila (cazul ajutorului de stat pentru servicii de consultanta), contractul de achizitie trebuie semnat dupa semnarea cererii de finantare

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu